経営の視える化を実現する東京・名古屋のシステムコンサルティング会社 - アフォード・ビジネス・コンサルティング
HOME会社情報事業概要導入事例お問合せ

業務フローチャートから改善すべき業務を見つけ出す

    
以下の4つの業務を探すようにして、業務フローチャートを見直してみましょう。

 ◆ ボトルネックとなっている業務


一連の流れの中で、流れの悪い、または流れを阻害していると思われる業務を指します。

このボトルネックを解消することにより、他の見直しより劇的な効果が期待できるところが特徴と言えます。 人手が多くかかっている業務を尋ねると、見つかりやすいでしょう。

≪事例≫
例えば、ほとんどの工程がリアルタイム処理されているのに、ある工程だけが1日分あるいは1ヶ月分のデータを蓄えてから、 人手でチェックしているなどです。

 ◆ 重複業務


各部署ごとに業務フローチャートを書いていくと、 他部署の業務とほとんど同じ処理をしている部分が見つかることがあります。

≪事例≫
一度集計された資料などが他部署では必要と考えられていなくて、回覧・送付されていないことがあります。 このようなケースでは、単にファイルサーバーを構築し文書共有したり、メールで転送する仕組みを入れるだけで改善する場合もあります。

しかし、BPR的発想で考えると、業務の流れそのものを見直した方がよいかもしれません。 意外と1つ前の工程でそれらの業務を行ったり、その業務そのものが不要であったりします。

 ◆ やり直し業務


一度行った業務を、別の部署や、別のタイミングで再度行っているものを指します。

重複業務とどこが違うかと言うと、こちらは一度同じ(ような)作業を前にしたことを知っていて、もう一度やるという点です。
「心配だから」「念のため」と思うのかもしれませんが、この作業のために多くの手間がかかっているとすれば、業務フローチャートをデザインし直して改善するべきです。

≪事例≫
毎日集計結果をチェックしているのに、月末に再び全明細のチェックリストを出力してから集計作業に入っているなどのケースがあります。また、発生部署でチェックしてから管理部署に渡しているのに、また頭からチェックし直したりしているケースもあります。

データを信頼できないために、3重になっているケースもありました。
よく調べてみると、締切がありませんでした。そのために、チェック後にデータの差し替えや、修正を安易に行っていたり、そもそもチェックできていない項目があったことも発覚しました。

 ◆ 非付加価値業務(自己満足的業務)


BPRを実施する上では、特に注目するのがこの「非付加価値業務」です。

これは、付加価値を実際に生んでいる本来やるべき業務の他に、(悪く言えば)自己満足のためにやっている業務を指します。


たとえば、なぜかやることになっているとか、作成するが、顧客に渡すでもなく、その後一度も見られることのない資料作成などの業務を指します。

判断のポイントは「自社の顧客の立場から見て、必要かどうか」です。
不要だと判断したすべての業務が非付加価値業務というわけではありませんが、その中には思い切って切り捨てるべき業務があるかもしれません。

≪事例≫
ある建設業では、業者が施工する工事を毎月末に査定して業者への支払額を計算していました。 業者からの請求額に対し査定を行うわけですが、この査定業務に何日もかけている一方で、 結果的に工事が完了したときには発注額の全額を支払うという仕組みになっていました。 顧客の立場から言えば最終的に出来上がった建物そのものの品質が問題であり、 毎月のこの業務そのものが無駄ではないかと考えられました。