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4.ヒアリング


事前調査で大まかにつかんだ業務の流れをフローチャートに落とした上で、業務担当者へのヒアリングを行います。
話を聞きながら、メモをとったり、フローチャートに書き足していったりしましょう。

以下に、ヒアリングの際のコツ、ポイントを挙げます。


 ◆ 担当者に話してもらう


ある程度、業務の流れを把握した後ですが、ヒアリングは、 あえて当該業務の担当者に話してもらう形で進めていきましょう。

こちらから提示しすぎたり、話しすぎたりしてしまうと、担当者が「ちょっと違うけど、まぁいいか」 「後からちゃんと説明すればいいだろう」と考えるようなポイントを スルーしてしまうことがありえるからです。

特に、目的がシステム開発である場合には、担当者にとっては「小さな違い」であっても、 開発者にとっては「大きな違い」であることはよくあることです。

 ◆ ボリュームを確認する


ある業務に改善の余地があるとしても、その業務のボリューム、件数が非常に少なければ、 改善のための手間の方がふくらんでしまう可能性があります。これでは元も子もありません。

そうならないためにも、業務のボリュームを確認することが重要です。

業務改善でもシステム開発でも、ボリュームの大きさによって、打つ手は変わってくるはずです。


 ◆ 分からないことはすぐに聞く


当たり前のように思えることかもしれませんが、分からないことはすぐに聞きましょう。

担当者は自分の普段の仕事の話をしているので、ついつい専門用語を使ってしまいがちです。
しかし、聞く側にとっては、専門用語が分からないことはもちろん、 一般名詞であってもその使い方が違うことだってありえます。

話を聞く側は、その業務に精通しているわけではありません。
ですから、少しでも分からないと思ったことがあれば、その場ですぐに質問して、解決しておきましょう。 後から聞こうと思っていて、忘れてしまったりしたら、大きな間違いの元になりかねません。