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3.業務フローチャートの起票


事前に入手したマニュアルや調査票を元に、 ヒアリングの際に「たたき台」となる業務フローチャートを作成します。

 ◆ ツールの準備


専用ツール、もしくは、Microsoft Visio または Microsoft Excel を用意します。
以下では、Visioでの作成方法をご紹介します。

Microsoft Visioを業務フローチャート作成用に設定する →

Microsoft Visioを業務フローチャート作成用に設定する


 ◆ 大まかな手順


大まかな手順は以下の通りです。
  1. 業務を抽出する
  2. 業務に伴って発生する書類を追記する
  3. 業務および書類の前後のつながりをヒントにして、不足している内容を追記する
  4. ヒアリング等を行い、確度を高めていく
  5. 目的に沿ったルールにしたがって清書を行う
では、以下に詳しく説明していきます。

 ◆ 実践編 〜実際に作成してみましょう


実際に作成してみるにあたり、前提を置きます。

  • あなたは、社内で経理の事務マニュアルを整備することになりました。
  • 参考になりそうなのは、以下の「経理の引き継ぎメモ」のみです。
  • まずは、このメモの「請求、売上について」の項を参考にして、 たたき台となる業務フローチャートを作成することにしました。
経理の引き継ぎメモ/請求、売上について
あっさりとしか書いてありませんが、実際の引き継ぎの場面では、口頭でいろいろ説明が加わるのでしょう。 詳細は、担当者にヒアリングの時に確認するしかありません。

プロセス名を「売上・請求」として、部門名はとりあえず「顧客担当」と「経理部」にします。

 1.業務を抽出する


経理の仕事として読み取れるものは、以下の4つです。
  • 請求情報提出依頼のメール送信
  • 請求書の作成
  • 請求書の送付
  • 仕訳の入力
この4つの業務を、それぞれ1つの箱として時系列で並べ、矢印で結びます。

4つの業務を、それぞれ1つの箱として時系列で並べ、
				矢印で結びます。

 2.業務に伴って発生する書類を追記する


書類を追記していきます。
書類が新規に作成される業務の箱に、書類マークを追記します。
ここでは、請求書の作成の箱のところに「請求書」と、想像で「請求書(控)」も追記します。

 3.業務・書類の前後のつながりをヒントに不足している内容を追記


次に、マニュアルに書いてなかった業務を想像し、追記していきます。
ここでは、請求情報提出依頼メールを受け取った顧客担当は、請求情報を作成して提出するはずなので、 それを追記します。

マニュアルに書いてなかった業務を想像し、追記していきます。

最後に、作成された書類の最後(保管、社外へ渡るetc)を書き込みます。
これでたたき台としての業務フローチャートの完成です。

最後に、作成された書類の最後(保管、社外へ渡るetc)
				を書き込みます。

 4.ヒアリング等を行い、確度を高めていく


あとは、ヒアリングの際に聞くべきことをリストアップしておきます。
  • 請求情報の作成で作られる書類の正式名称
  • 請求情報の承認フローはどうなっているのか?
  • 請求書の社印押印ルールなどはあるのか?
  • 仕訳入力は、本当に請求書(控)をもとにされているのか?
  • 他に集めてきている情報や、別途やっていることなどはないか?
これらの準備をしたうえで、ヒアリング→業務フローチャートの修正→ヒアリング・・・と繰り返すことで、 確度を高めていきます。

詳細は、 業務フローチャートの書き方 4.ヒアリングをご参照ください。

 5.目的に沿ったルールにしたがって清書を行う


上場審査などに用いられる産能大式で同じ業務フローチャートを書くと以下のようになります。

上場審査などに用いられる産能大式で同じ業務フローチャート
				を書くとこのようになります。

産能大式で使う記号一覧もどうぞ。