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2.事前調査


いきなり、業務フローチャートを書き始めてもよいのですが、より効率的に 行おうとするならば、事前調査を行うべきです。

 ◆ マニュアルを参考にする


どのような職場にも、メンテナンス頻度や詳しさの程度の差こそあれ、 誰かが整理してくれたマニュアルというものが存在しているものです。

まずは、これを参考にして、業務の大まかな流れを把握しましょう。

 ◆ 調査票への記入をお願いする


以下のような場合には、業務関係者に調査票への記入をお願いした方がよいかもしれません。
  • マニュアルがない場合
  • 関係者の人数が多く、すべての人にヒアリングするのは難しそうな場合
  • マニュアルだけでは業務の全体像をつかめそうにないと判断した場合
  • 業務の全体を把握している人がおらず、ヒアリングを始めたものの、 業務の前後のつながりが確認できない場合
などです。

調査票には、①人単位で業務を見るものと、 ②帳票(伝票)単位で業務を見るものとの2種類があります。

☆調査表サンプル(別ページ開きます)
調査票サンプル① 個人別業務調査表
調査票サンプル② 個人別作成・活用書類調査表

調査票への記入は、原則、業務の関係者全員に対して行ってもらいます。

漏れがあると怖いからです。
人数が多ければ多いほど、読み込みの手間も増大しますが、漏れを防ぐという意味では、 対象者を初めからあまり絞り過ぎない方がよいでしょう。


 ◆ 調査票を読み込む


関係者から調査票が戻ってきたら、読み込みを行います。
これにより、業務の流れを浮き彫りにし、大まかに業務フローチャートを把握します。