経営の視える化を実現する東京・名古屋のシステムコンサルティング会社 - アフォード・ビジネス・コンサルティング
HOME会社情報事業概要導入事例お問合せ



1.はじめに - 目的・範囲・ツールの検討



まずは、業務フローチャートを作成する目的、範囲、作成期限、作成担当者の人数、修正・変更の頻度等を考えます。

これらの要素により、プロセスの粒度(≒フローを書く際の詳しさのレベル)、 採用すべきルール等が異なるとともに、それを実現できるツールを選ぶことが必要だからです。
業務フローチャートを書く目的は、大きく分けて3つあると思います。

 ◆ 法定文書を作成するため(例・J-SOX対応、上場審査)


J-SOX対応の場合は、計画フェーズにて勘定科目分析を行い、文書化すべき業務プロセスを限定します。
証券審査の場合には、一般的には、大きな2つの流れ(契約→受注→売上→請求→入金、発注→検収→入庫→出金)について 作成することになります。

このような対応を迫られる企業はそもそも大企業であるはずですので、業務の関係者が多いだけでなく、 地域的に言っても非常に広いでしょう。
したがって、作成に関与する人数も非常に多くなることが予想されます。

また、J-SOX対応の場合は、毎年度の提出が必要なので、修正・変更の頻度も決して低くありません。 このようなことから、業務フローチャート作成専用ソフトを購入し、プロジェクトを立ち上げて、 作成ルール等を詳細に決めた上で、取り組む必要があるでしょう。

専用ソフトを使えば、必要な文書をそれぞれ作成することなく、フローチャートを1つ作成すれば、 文書情報、業務記述書、RCM(リスク・コントロール・マトリクス)を すべて出力可能であることも、J-SOX対応の場合には大きなメリットとなります。

 ◆ システム開発のために対象業務を把握したい


この場合、開発業者が業務フローチャートを作ってくれるかもしれませんし、作ってくれないかもしれません。

しかし、せっかくシステム開発を行うのならば、今の業務ルールをそのままシステムに乗せるのではなく、 業務の流れを見直し、無駄を省いてから、乗せたいと思うはずです。 そのためには、業者に任せっぱなしにせず、初めからユーザ側が積極的に 業務フローチャート作りに関与していくことが重要です。
残念なことに、現在の業務をシステムにただ乗せることにしか主眼を置いていない業者もいますので、 改善をしたいと考えるのならば、業務フローチャート作りについては自社が主導していくべきです。

自社で業務フローチャートを用意する場合には、Microsoft Visioまたは Microsoft Excelでの作成をおすすめします。

 ◆ その他の目的で、社内で作成したい


■ 残業が多いようなので、業務改善・効率化によりムダを減らしたい。
■ 間違いや漏れを防ぐために、内部統制・内部牽制機能を強化したい。
■ 退職や引き継ぎ時に困らないよう、マニュアルを作っておきたい
■ 誰がやっても同じ結果が出るように、業務の標準化をはかりたい。

このような場合も、法定文書を作るときのような決まりごとはありませんので、 Microsoft VisioまたはMicrosoft Excelでの作成をおすすめします。